Zeugnisaufbau und Inhalt

Überblick

Hier gelten feste Regeln

Auch für den Aufbau und Inhalt eines Zeugnisses gibt es heute feste Regeln. Abweichungen davon oder die teilweise oder gar vollständige Auslassung von einzelnen normalerweise in Zeugnissen angesprochenen Punkten springen erfahrenen Lesern von Bewerbungsunterlagen in der Regel sofort ins Auge. Für sie deutet dies darauf hin, dass Zeugnisverfasser seine eigene positive Bewertung nicht ernst meint. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie diesen Eindruck gewinnen. Lassen Sie Ihr Zeugnis dann lieber von einem erfahrenen Anwalt für Arbeitsrecht überprüfen.

Erlaubt sind nur positive Formulierungen

Arbeitgeber dürfen im Zeugnis so gut wie keine negativen oder einschränkenden Äußerungen über den Arbeitnehmer machen (Ausnahme: Schwerwiegende Verfehlungen) und müssen es wohlwollend formulieren. Deshalb kommt es immer wieder vor, dass sie ihre positiven Ausführungen „zwischen den Zeilen“ einschränken. Manche Arbeitgeber tun dies bspw., indem sie bewusst von den üblichen Aufbauregeln abweichen.

Nicht alle Arbeitgeber kennen die Regeln

Enthält ein Zeugnis solche Abweichungen, dann stellt sich immer die Frage, ob es bewusst von den üblichen Regeln abweicht oder ob sein Verfasser sie nicht gekannt hat. Das kommt immer wieder vor, denn in vielen kleinen und mittleren Betrieben sind die letzten bei der Ausstellung von Zeugnissen üblichen Feinheiten oft nicht bekannt. Auch deshalb lässt sich immer nur mit einiger Erfahrung erkennen, ob in einem Zeugnis tatsächlich „etwas zwischen den Zeilen steht“ oder nicht. Bei größeren Betrieben mit einer eigenen Personalabteilung kann und muss man davon indessen bei Abweichungen von den üblichen Regeln ausgehen.

Überschrift

Das Zeugnis richtet sich nicht an den Arbeitnehmer, sondern es beschreibt ihn bzw. seine Tätigkeit und Leistungen etc.. Deshalb darf es weder Angaben im Adressfeld noch eine Anrede enthalten. Es wird lediglich als Zeugnis, Arbeitszeugnis, Dienstzeugnis, Endzeugnis oder Zwischenzeugnis überschrieben. Eine feste Vorgabe, wie die Überschrift lauten muss, gibt es aber nicht. Der Arbeitgeber kann sie frei wählen, am gebräuchlichsten sind Zeugnis oder Arbeitszeugnis.

Zeugnisse von Auszubildenden werden als Ausbildungszeugnis überschrieben.

Einleitung

Nach der Überschrift folgen die persönlichen Daten des Arbeitnehmers. Er muss mit Namen, Vornamen ggf. mit Titel so genau bezeichnet werden, dass keine Zweifel über seine Identität entstehen können. Üblich ist es, das Geburtsdatum und die Anschrift zu nennen, zwingend ist dies aber nicht. Standard ist die Bezeichnung der Art des Beschäftigungsverhältnisses, die Bezeichnung der beruflichen Tätigkeit sowie die Angabe von Beginn und Ende der Beschäftigung, sofern das Ende nicht in der Schlussformel angegeben ist.

Beispiel:

„Frau Petra Müller, geb. Meier, geb. am 17.01.1983 war vom 01.03.2010 bis zum 30.06.2015 als Sekretärin in unserem Unternehmen tätig.“

Wertungen gehören nicht hierher. Sie sollten stets prüfen, ob Ihr Arbeitgeber schon hier verdeckte Abwertungen, etwa durch einfache Schreibfehler schon bei Ihrem Namen oder der Anschrift, durch einen „Zahlendreher“ beim Geburtsdatum oder einfach durch die Wortwahl vornimmt. Problematisch ist insbesondere die sog. „passive“ Sprache („wurde von uns als … eingesetzt“). Das macht einen schlechten Eindruck.

Beispiel:

„Hiermit bescheinigen wir Frau Petra Müller, geb. Meier, geb. am 17.01.1983 vom 01.03.2010 bis zum 30.06.2015 als Sekretärin in unserem Unternehmen beschäftigt gewesen zu sein.“

Bei diesem Beispiel bleibt man schon beim einfachen Lesen des Zeugnisses „hängen“. Das ist fast immer ein Zeichen dafür, dass mit ihm etwas „nicht stimmt“. Sie sollten Ihr Zeugnis daher zunächst einfach nur komplett durchlesen und dabei im ersten Schritt darauf achten, ob es sich flüssig lesen lässt. „Hakt“ es irgendwo oder bleiben Sie beim Lesen sogar „hängen“, stimmt meistens etwas nicht. Diese Stellen sollten Sie sich dann – unabhängig von der weiteren Prüfung auch anhand unserer Checkliste – genauer anschauen und überprüfen.

Knappe Angaben zum Arbeitgeber

Manche Unternehmen, vor allem größere, stellen sich nach der Einleitung kurz selbst vor. Sie beschreiben neben der Branche, in der sie tätig sind, ihre Produkte und/oder Dienstleistungen. Teilweise werden auch noch die Anzahl der Beschäftigten und ggf. auch die Anzahl der Standorte sowie weitere für das Unternehmen wesentliche Informationen in knapper Form mitgeteilt.

Tätigkeitsbeschreibung

Inhalt

In diesem Abschnitt sollen alle Ihre Funktionen, Aufgaben und Tätigkeiten vollständig und präzise beschrieben werden. Dazu gehören auch Ihre Kompetenzen und Ihnen etwaig erteilte Vollmachten aber auch etwaige berufliche Veränderungen und Ihre Entwicklung im Betrieb.

Präzise und aussagekräftig

Erwartet werden präzise und aussagekräftige Formulierungen und vor allem keine zu kurzen Sätze oder bloße Floskeln. Oft werden hier tabellarische Aufzählungen verwendet. Sie sind zwar übersichtlich und lassen sich schnell erfassen, die einzelnen Punkte sollten aber nicht zu kurz sein und nicht nur aus Schlagworten bestehen. Als Faustregel gilt, dass die Beschreibung so genau sein soll, dass sich ein Dritter ein realistisches Bild von Ihrer Tätigkeit machen kann. Andernfalls kann ein potenzieller künftiger Arbeitgeber nicht erkennen, ob Sie die speziellen Anforderungen an den von ihm zu besetzenden Arbeitsplatz erfüllen oder nicht.

Reihenfolge entsprechend der Bedeutung

Ihre Aufgaben sollten in der Reihenfolge ihrer Bedeutung aufgeführt werden. Eine andere Reihenfolge springt erfahrenen Lesern ins Auge. Sie verstehen dies als versteckten Hinweis, dass Sie wichtige Aufgaben vernachlässigt und Prioritäten falsch gesetzt haben.

Beispiel:

Er war für den Einkauf von Büromaterial, Bilderrahmen und Videokameras zuständig.

Unwichtiges gehört gar nicht rein

Bei Weiterbildungen, Fremdsprachen- oder PC-Kenntnissen muss man unterscheiden. Angaben dazu soll das Zeugnis nur enthalten, soweit sie besonders hervorzuheben sind. Angaben zu einfachen Weiterbildungen oder beispielsweise zu heute üblichen PC-Kenntnissen, wie etwa der Umgang mit MS-Office-Programmen, werten das Zeugnis ab. Durch die Angabe unwichtiger Fakten gibt der Zeugnisaussteller dem Leser „zwischen den Zeilen“ zu verstehen, „viel mehr oder Besseres kann ich über ihn/sie nicht sagen“.

Auf die Worte achten

Auch hier kann der Arbeitgeber – wie schon bei der Einleitung aber auch an anderen Stellen – das Zeugnis abschwächen, wenn er es im „Passiv“ schreibt („Sie hatte die Betreuung der Kunden … zu erledigen“) und keine aktiven Verben („Sie betreute die Kunden …“) benutzt.

Leistungsbeurteilung

Der wichtigste Teil des Zeugnisses

Die Leistungsbeurteilung gehört zu den wichtigsten Bestandteilen Ihres Zeugnisses. Wenn Personalverantwortlichen viele Bewerbungen vorliegen, lesen sie sie häufig zunächst nicht komplett. Sie achten im ersten Schritt nur auf die äußere Form des Zeugnisses, die Leistungsbeurteilung und auf den Inhalt der sog. Schlussformel und treffen dann eine Vorauswahl. Ist Ihre Leistungsbeurteilung nicht gut (genug), scheiden Sie deshalb schon aus dem Bewerbungsverfahren aus, ehe man auf Ihre besonderen Kenntnisse und Fähigkeiten aufmerksam wird.

Einzelne Punkte und Zusammenfassung

Zur Leistungsbeurteilung gehört zunächst die Beurteilung einzelner Punkte und dann eine zusammenfassende Bewertung. Welche Einzelkriterien im Zeugnis angesprochen werden bzw. berücksichtigt werden müssen, hängt von Ihrem konkreten Arbeitsplatz ab. Auslassungen sind genauso schädlich wie auch hier die Formulierung im „Passiv“. Arbeitgeber haben einen weiten Spielraum, welche konkreten Punkte sie im Zeugnis bei der Leistungsbeurteilung ansprechen und bewerten. Angesprochen werden sollen nur die wesentlichen Umstände, vor allem aber dürfen keine von ihnen ausgelassen werden. Folgerichtig gehören bspw. in Zeugnisse von Bankmitarbeitern, Buchhaltern, Verkäufern, Kassierern (auch in Supermärkten) und Hausangestellten Angaben zur Ehrlichkeit.

Übersicht

Oft enthalten Leistungsbewertungen in Zeugnissen Angaben zu folgenden Punkten:

• Fachkenntnisse
• Arbeitsbereitschaft, das „Wollen“ (Motivation bei der Arbeit und bei der eigenen Fortbildung)
• Arbeitsbefähigung, das „Können“ (Auffassungsgabe, Urteilsvermögen, Kreativität etc.)
• Arbeitsweise (Initiative, Ausdauer, Belastbarkeit, Fleiß, Systematik, Sorgfalt Teamfähigkeit etc.)
• Arbeitserfolg (Qualität, Schnelligkeit, Verwertbarkeit der Ergebnisse, Kundenzufriedenheit, herausragende Leistungen etc.)

Bei leitenden Angestellten kommt noch das Führungsverhalten hinzu:

• Führungsfähigkeit
• Führungsleistung (Motivation der Mitarbeiter, Delegation von Aufgaben, Qualität der Leistungen des Teams)

Die Praxis nimmt es nicht immer so genau

In der Praxis wird zwischen den einzelnen Punkten nicht immer genau unterschieden. Es werden auch nicht immer alle Punkte angesprochen. Welche in Ihrem Zeugnis angesprochen werden müssen, hängt von Ihrem konkreten Arbeitsplatz und von Ihrer Person ab.

Beispiel:

Der Hinweis auf ein genaues Arbeiten hat bei einem Buchhalter oder Kassierer ein ganz anderes Gewicht und auch eine ganz andere Bedeutung als bei einem Mediengestalter. Umgekehrt wird ein Leser einen Hinweis auf eine hohe Kreativität bei einem Mediengestalter ganz anders einordnen als bei einem Buchhalter.

„Befriedigend“ hört sich an wie „gut“

Weil Zeugnisse stets positiv formuliert werden, wird schon die Note „befriedigend“ durch den Gebrauch einer positiv klingenden Formulierung vergeben.

Die „positiven Verstärker“

Den Unterschied zwischen einem „befriedigend“ und einem „gut“ macht das Hinzufügen von Begriffen zur Zeit wie „stets“, „jederzeit“, „immer“ oder „in jeder Hinsicht“, zu einer solchen positiven Formulierung aus. Die Note „sehr gut“ unterscheidet sich meist von der Note „gut“ dadurch, dass die positive „Grundaussage“ nochmals, also zum zweiten Mal, verstärkt wird. Dies geschieht in der Regel durch die Verwendung eines noch positiveren Begriffs und/oder durch den Gebrauch eines Superlativs.

Beispiele:

„Er arbeitete zuverlässig und gewissenhaft.“ – befriedigend

„Er arbeitete stets zuverlässig und gewissenhaft.“ – gut

„Er arbeite stets sehr zuverlässig und genau.“ – sehr gut

Einschränkende Formulierungen

Fehlen solche „Verstärkungen“ oder tauchen sie nur selten auf, beurteilt ein erfahrener Leser dies negativ. Noch negativer wirkt aber die Verwendung von einschränkenden Formulierungen wie „fast immer“, „teilweise“, „in etwa“, „im Großen und Ganzen“ oder „im Wesentlichen“. So wird beispielsweise aus einem „befriedigend“ ein „ausreichend“.

„Abwertung“

Ebenfalls sehr negativ wirken Formulierungen wie „ohne Vorbehalt“, „ohne Beanstandung“, „ohne Schwierigkeiten“, „problemlos“ oder „reibungslos“.

In die gleiche Richtung wirken doppelte Verneinungen.

Beispiel:

„Er erreichte nicht unerhebliche Vertriebserfolge“

(bedeutet: sein Vertriebserfolg blieb bescheiden).

Nicht alles ist eindeutig

In der Praxis ist es schwer, die Beurteilung des Arbeitgebers exakt einzuordnen („zu übersetzen“), denn er ist nicht an bestimmte Bewertungsmaßstäbe oder Formulierungen gebunden und kann seine eigenen Worte wählen. Deshalb lässt sich den Angaben zu einzelnen Bewertungspunkten häufig keine genaue Note zuordnen. Das sollte Sie beim Lesen Ihres Zeugnisses aber nicht verunsichern. Genauso wie Ihnen wird es den meisten anderen Lesern gehen. Im Zweifel sollten Sie sich besser von einem erfahrenen Anwalt für Arbeitsrecht beraten lassen.

Der Gesamteindruck entscheidet

Im Normalfall ist ohnehin der Gesamteindruck der Ausführungen zur Leistungsbeurteilung entscheidend. Viel wichtiger ist hier, ob die in der Leistungsbeurteilung angesprochenen Punkte alle für Ihren konkreten Arbeitsplatz wesentlichen Merkmale abdecken. Dabei sollen Sie nach ihrer Bedeutung geordnet sein. Auch hier sollte das Wichtigste zuerst angegeben werden. Gefährlich ist es, wenn einzelne wichtige Punkte im Zeugnis gar nicht erwähnt werden. Solche Auslassungen gelten als „beredtes Schweigen“.

Beispiel:

Das Zeugnis einer Kassiererin enthält keine Angaben zu ihrer Ehrlichkeit.

Die zusammenfassende Leistungsbeurteilung

Im Gegensatz dazu besteht bei der zusammenfassenden Leistungsbeurteilung Einigkeit über die Bedeutung der einzelnen Formulierungen. In der Praxis werden hier ganz häufig folgende Begriffe verwendet, denen eindeutig eine Note zugeordnet ist:

Verhaltensbeurteilung

Bedeutung

Im Anschluss an die Leistungsbeurteilung folgen im Zeugnis die Angaben dazu, wie der Arbeitnehmer sich gegenüber seinen Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kollegen und zu anderen Personen, zu denen er am Arbeitsplatz Kontakt gehabt hat (bspw. Kunden, Gäste, Patienten), verhalten hat. Zuweilen wird hier auch von Führung gesprochen.

„Versteckte“ Einschränkungen

Einschränkungen in der Bewertung sind für Eingeweihte erkennbar, wenn Vorgesetzte, Kollegen und Mitarbeiter nicht in dieser Reihenfolge genannt oder wenn sie nicht alle erwähnt werden oder wenn das Verhalten ihnen gegenüber unterschiedlich bewertet wird.

Die „Noten“

Gängig ist folgendes „Notenschema“:

Schlussformel

Bedeutung

Sie ist besonders problematisch, denn nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts haben Sie keinen Anspruch auf die am Ende des Zeugnisses übliche Dankesformel („Wir wünschen Ihnen für die Zukunft alles Gute und viel Erfolg.“). Deshalb ist ein Arbeitgeber nur verpflichtet, das Zeugnis nochmals und zwar ohne Schlussformel zu erteilen, wenn der von ihm verfasste Schlusssatz nach Auffassung des Arbeitnehmers nicht mit dem übrigen Zeugnisinhalt übereinstimmt. Dem steht nach Meinung des Bundesarbeitsgerichts nicht entgegen, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern häufig am Schluss ihres Zeugnisses für ihre Arbeit danken. Das Bundesarbeitsgericht hat dies damit begründet, dass kein Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf einen solchen Dank hat.

Arbeitgeber haben hier „freie Hand“

Auch Ihr Arbeitgeber kann deshalb, durch eine unübliche oder ungewöhnliche Formulierung oder durch das vollständige oder teilweise Weglassen dieses Zeugnisteils dem künftigen Leser abschließend Einiges „durch die Blume“ zu verstehen geben. Dagegen können Sie rechtlich nichts unternehmen. Dennoch ist es mit genügend Erfahrung und Verhandlungsgeschick meist möglich, eine günstige Formulierung zu erreichen.

Üblicher Aufbau

Normalerweise ist die sog. Schlussformel folgendermaßen aufgebaut:

• Angabe des Beendigungszeitpunkts, sofern er nicht schon in der Einleitung des Zeugnisses erwähnt ist
• (Angaben zum Beendigungsgrund nur, wenn der Arbeitnehmer dies wünscht)
• Dank für die geleistete Arbeit
• Bei einem Ausscheiden auf Wunsch des Arbeitnehmers, Bedauern über dessen Ausscheiden Wünsche für die Zukunft

Beispiele

Bei einer Arbeitgeberkündigung wird im Zeugnis als Ausscheidensgrund häufig „einvernehmlich“ oder gar nichts angegeben. Bei einer Eigenkündigung des Arbeitnehmers wird oft folgende Formulierung verwendet:

„Herr/Frau … verlässt uns auf eigenen Wunsch, um sich einer neuen Tätigkeit zu widmen.“

War der Arbeitgeber (wirklich) mit dem Arbeitnehmer zufrieden und will er seine Beurteilung noch einmal unterstreichen oder bekräftigen, bringt er dies in der Schlussformel zum Ausdruck.

Beispiel:

„Das Ausscheiden von Herrn Müller bedauern wir sehr und danken ihm für die von ihm geleistete, erfolgreiche Arbeit und jederzeit gute Zusammenarbeit. Für die Zukunft wünschen wir ihm weiterhin beruflich und persönlich alles Gute.“

Datum und Unterschrift

Das Ende des Zeugnisses

Das Zeugnis endet mit Ort, Datum und Unterschrift des Arbeitgebers bzw. dessen Vertreters. Die Stellung und Funktion dessen, der unterschrieben hat, muss angegeben sein. Deshalb steht unter der Unterschrift der Name und die Funktion des Unterzeichners. Das Zeugnis kann von der Personalabteilung oder von einem leitenden Angestellten unterschrieben sein. Von Letzterem aber nur, wenn er ranghöher als der Arbeitnehmer ist und wenn er ihm gegenüber weisungsbefugt ist.

Das „richtige“ Ausstellungsdatum

Das Datum sollte mit dem Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses übereinstimmen. Abweichungen deuten nämlich darauf hin, dass das Zeugnis später – nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses – geändert worden ist. Darin sehen erfahrene Leser regelmäßig einen Hinweis auf Schwierigkeiten oder Differenzen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vor allem um den Zeugnisinhalt.

Datum nach Zeugnisänderungen

Um einen solchen Eindruck bei einvernehmlichen Zeugnisänderungen zu vermeiden, wird das geänderte Zeugnis unter dem Ausscheidensdatum neu ausgestellt. Hierauf verständigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer üblicherweise auch gleich, wenn sie sich auf den neuen Zeugnisinhalt einigen. Das wird regelmäßig auch in in Zeugnisprozessen geschlossenen Vergleichen vereinbart.