Inhalt und Form einer Abmahnung

Überblick

Die Arbeitsgerichte stellen an den Inhalt einer wirksamen Abmahnung hohe Anforderungen, dagegen müssen bei ihrem Ausspruch keine besonderen Formalien eingehalten werden.

In der Regel muss ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer vor einer verhaltensbedingten Kündigung mit einer Abmahnung gewarnt und ihm so die Chance gegeben haben, sein Verhalten zu ändern. Deshalb stellen die Arbeitsgerichte hohe Anforderungen an ihren Inhalt.

Schon kleine inhaltliche Fehler machen sie unwirksam, weil sie zur Folge haben könnten, dass der betroffene Arbeitnehmer sie falsch versteht und sein Verhalten nur deshalb nicht ausreichend ändert und sich nochmals falsch verhält. Die Arbeitsgerichte sind hier sehr streng, weil der Arbeitgeber es selbst in der Hand hat, die Abmahnung korrekt zu formulieren.

Daher muss der Arbeitgeber bei einer Abmahnung folgende Vorgaben der Arbeitsgerichte genau beachten:

Beschreibung des beanstandeten Verhaltens (Vorwurf)

Zunächst muss der Arbeitgeber das falsche Verhalten des Arbeitnehmers in der Abmahnung präzise beschreiben. Pauschale Vorwürfe reichen nicht. In der Regel fordern die Gerichte eine genaue Beschreibung des beanstandeten Verhaltens unter Angabe von Zeit und Ort. Dabei muss sich schon aus der Abmahnung selbst und bspw. ohne Verweis auf ein vorangegangenes Gespräch oder Schreiben etc. zweifelsfrei ergeben, was der Arbeitgeber meint.

Beispiele:

„Sie haben am 01.12.2014 um 11:15 Uhr Tank 7 ohne vorherige Reinigung befüllt.“

„Sie sind am 15.09.2014 um 8:25 Uhr, am 24.10.2014 um 8:15 Uhr, am 26.10.2014 um 08:35 Uhr und am 01.12.2014 um 8:10 Uhr zur Arbeit erschienen, obwohl der Arbeitsbeginn um 8:00 Uhr ist.“

Hinweis auf die Verletzung der Pflichten

Die Arbeitsgerichte verlangen zudem einen ausdrücklichen Hinweis in der Abmahnung darauf, dass der Arbeitnehmer durch das darin beschriebene Verhalten gegen seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstoßen hat. Die verletzte Pflicht soll dabei angegeben werden.

Aufforderung zur Verhaltensänderung

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer zudem klar und deutlich auffordern, sich künftig korrekt zu verhalten und das abgemahnte Verhalten nicht zu wiederholen. Die Arbeitsgerichte verlangen, dass aus der Abmahnung zweifelsfrei zu erkennen ist, welches Verhalten der Arbeitnehmer wie ändern soll.

Infolgedessen muss bei Leistungsmängeln klar sein, welche Leistungen der Arbeitgeber künftig vom Arbeitnehmer erwartet. Außerdem muss er dem Arbeitnehmer genug Zeit für die Änderung seines Verhaltens und insbesondere für die Verbesserung seiner Leistungen geben. Bei Leistungsmängeln verlangen einige Arbeitsgerichte zudem, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in der Abmahnung ausdrücklich eine (angemessene) Frist für die Änderung seines Verhaltens setzt.

Warnung und Androhung von Konsequenzen (Kündigung)

Schließlich muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer warnen, dass er dessen Fehlverhalten künftig nicht mehr tolerieren wird und dass er bei einer Wiederholung oder Fortsetzung seines gerügten Verhaltens mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen muss. Regelmäßig wird auch die Androhung einer Kündigung verlangt. Deshalb wird in einer Abmahnung für den Wiederholungsfall regelmäßig  – wenn auch oft in höflicher Form – mit einer Kündigung gedroht. Das Wort Kündigung muss der Arbeitgeber aber nicht verwenden.

Beispiele:

„… im Wiederholungsfall müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zum Ausspruch einer Kündigung rechnen.“

„Wenn Sie weiterhin in dieser Form gegen Ihre Pflichten verstoßen, müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Sanktionen bis hin zur ordentlichen oder außerordentlichen Kündigung rechnen.“

Fehlt die Androhung von Konsequenzen für den Wiederholungsfall, handelt es sich – auch wenn der Arbeitgeber das Schreiben als Abmahnung überschreibt oder bezeichnet – nicht um eine Abmahnung im Rechtssinne, sondern „nur“ um eine Ermahnung. Sie kann keine Abmahnung ersetzen. Nach einer solchen bloßen Ermahnung darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nicht kündigen, auch wenn er sein Fehlverhalten wiederholt.

Formale Anforderungen

Besondere gibt es nicht

Besondere formale Voraussetzungen muss der Arbeitgeber bei einer Abmahnung nicht einhalten. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Sie kann deshalb auch mündlich oder per Fax oder Mail erfolgen.

Abgemahnt werden kann auch mündlich

Wenn Sie nach mündlichen Äußerungen eines Vorgesetzten Ihnen gegenüber nicht sicher sind, ob das eine Abmahnung war, sollten Sie – mit etwas Abstand – Ihre Personalakte einsehen. Darauf haben Sie Anspruch. Befindet sich darin ein Aktenvermerk, worin von einer Abmahnung die Rede ist, haben Sie Klarheit.

Sie müssen dann in Ruhe überlegen, ob und falls ja, wie sie reagieren. Manchmal ist es am klügsten, nichts zu unternehmen und einfach abzuwarten. Erfahrungsgemäß fällt es nämlich den meisten Arbeitgebern – jedenfalls wenn es später wirklich einmal darauf ankommen sollte, etwa in einem Kündigungsschutzprozess – schon nach einigen Wochen und erst recht nach einigen Monaten schwer, den genauen Inhalt des Gesprächs zu beweisen.

Angesichts der hohen Anforderungen, die Arbeitsgerichte an den Inhalt einer Abmahnung stellen, wird deshalb auch Ihr Arbeitgeber in einem etwaigen späteren Prozess erhebliche Schwierigkeiten haben, das Gericht davon zu überzeugen, dass Sie in dem Gespräch tatsächlich (wirksam) abgemahnt worden sind. Gelingt ihm das nicht, ist ihre (verhaltensbedingte) Kündigung schon deshalb unwirksam und er wird eine hohe Abfindung akzeptieren müssen.

Nach einer mündlichen Abmahnung sollten Sie sich unbedingt von einem mit diesen Fragen vertrauten Anwalt für Arbeitsrecht beraten lassen. Er weiß, wie Sie sich nach einer Abmahnung am besten vor einer möglichen späteren Kündigung schützen. Vor allem kann er beurteilen, ob es klüger ist, gar nichts zu unternehmen und einfach nur abzuwarten oder ob und ggf. wie Sie am besten reagieren. Feste Regeln gibt es hier nicht. Entscheidend ist, was geschehen ist und was genau Ihr Vorgesetzter oder Chef zu Ihnen gesagt hat.

Eine Anhörung des Betroffenen ist nicht nötig

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer vor Ausspruch einer Abmahnung nicht anhören, etwas anderes gilt nur im öffentlichen Dienst, dort verlangt dies der Tarifvertrag.

Der Betriebsrat muss nicht beteiligt werden

Auch den Betriebsrat braucht der Arbeitgeber vor einer Abmahnung nicht anzuhören oder zu beteiligen.

Es gibt keine Frist

Für den Ausspruch einer Abmahnung muss der Arbeitgeber keine Frist einhalten, weil die Abmahnung gesetzlich nicht geregelt ist. Das beruht darauf, dass die Arbeitsgerichte sie als Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung „geschaffen“ haben. Erst seit einigen Jahren wird die Abmahnung in § 314 BGB als Voraussetzung für die fristlose Kündigung von sog. Dauerschuldverhältnissen (Miete, Leasing, Arbeitsvertrag etc.) erwähnt.